Leidest du unter zu vielen Meetings? Mit diesen 6 einfachen Strategien stoppst du den Meeting-Marathon und arbeitest wesentlich produktiver. 

Zu viele Meetings

Beim Blick in deinen Kalender vergeht dir schon morgens jegliche Lust auf die Arbeit. Da reiht sich nahtlos Meeting an Meeting, ohne die klitzekleinste Pause.  

Denn dank der Videokonferenzen im Homeoffice entfallen nicht nur lästige Zeiten für die Anreise oder Raumwechsel. Leider sorgen diese auch dafür, dass viele von uns nun wirklich nonstop im Besprechungsmodus sind.  

Viele meiner Kund:innen klagen darüber, dass die Videokonferenzen in Dauerschleife sehr ermüdend sind und ihnen die nötige Zeit für produktive Arbeit fehlt. Willkommen in der Meeting-Marathon-Hölle. 

Das muss Gott sei Dank nicht so bleiben. 

Hier verrate ich dir meine 6 Lieblings-Strategien, mit denen du  

• weniger Zeit in Meetings verbringst,
• einfacher priorisieren kannst, an welchem Meeting du teilnehmen willst,
• endlich wieder die Kontrolle über deinen Kalender zurückgewinnst,
• Zeit für fokussierte und produktive Arbeit gewinnst und
• mehr Zeit für Pausen zwischen Besprechungen einplanst.
  

#1 Meeting hinterfragen

Frage dich zuerst, ob das anstehende Meeting wirklich notwendig ist.  

Mit der P.O.A.D. Regel kannst du es schnell und einfach überprüfen: 

P=Purpose (Anlass)
Hintergrundinformationen zur Besprechung
Warum ist das Meeting notwendig? 

O= Objectives (Nutzen, Ziele)
Was wollen wir konkret erreichen?
Was soll nach dem Meeting besser sein als vorher? 

A=Agenda (Agenda)
Liste mit relevanten Themen, Fragestellungen und
Besprechungspunkten, Ablauf (Inhalt und Zeit) 

D=Deliverables (Ergebnisse)
Was konkret soll nach dem Meeting in welcher Form vorliegen?
Zum Beispiel Ideenliste, Umsetzungsplan, Entscheidung. 

All diese Dinge sollten bereits mit Versand der Meeting-Einladung feststehen.

So kann sich jede:r Teilnehmer:in entsprechend vorbereiten oder absagen, wenn er oder sie nichts Sinnvolles beitragen kann.

Am Ende spart ihr alle Zeit und Nerven. 

#2 Prioritäten setzen

Wenn alles gleich wichtig ist, ist nichts wichtig. Das gilt auch für Meetings. Dein Arbeitstag hat eine begrenzte Anzahl an Stunden und deine Aufnahmefähigkeit ist ebenfalls begrenzt.

Lerne, auch mal Nein zu sagen und anderen Dingen den Vortritt zu lassen. 

Musst du wirklich überall live dabei sein? Ist deine Anwesenheit für den Erfolg zwingend erforderlich? Kläre das mit dem Meeting-Organisator ab und hinterfrage die Notwendigkeit deiner Teilnahme.  

Vielleicht kannst du auch vorab einen Beitrag beisteuern. Zum Beispiel Informationen und Erfahrungen in schriftlicher Form, mit denen andere weiterarbeiten können. 

Lass dir gegebenenfalls einfach das Meeting Protokoll zuschicken. So lassen sich Terminkonflikte und Überbuchungen vermeiden.  

Und du findest Zeit für Aufgaben und Termine, die du wirklich wahrnehmen willst und musst. 

#3 Meeting-Zeit verkürzen

Viele lassen sich durch die Standardeinstellungen in ihrer Kalender-Software dazu verleiten, Besprechungen grundsätzlich für mindestens eine halbe, meistens sogar für eine ganze Stunde einzustellen.  

Das hat zum einen den Effekt, dass wir nicht mehr darüber nachdenken, wie viel Zeit wir tatsächlich benötigen. Zum anderen führt es häufig dazu, dass sich Meeting an Meeting ohne Pause nahtlos aneinanderreihen.  

Meetings fangen meist auch mit Verzögerung an, wenn Teilnehmer:innen den Meetingraum wechseln müssen oder Probleme mit der Einwahl im nächsten Online-Meeting haben. 

Hier kannst du gegensteuern, in dem du die „gelernten“ Standard Meeting Zeiten einfach konsequent um 10 bis 15 Minuten verkürzt. Statt 30 Minuten setzt du 20 Minuten an. Statt 60 Minuten 45 oder 50 Minuten.  

Netter Nebeneffekt für alle: Vor dem nächsten Meeting habt ihr alle noch Zeit, um kurz zu telefonieren, Mails zu checken, in Ruhe den nächsten Meeting-Raum aufzusuchen, euch woanders einzuwählen oder einfach mal kurz frische Luft zu schnappen.  

Nehmt euch diese kleinen Mini-Pausen, um Energie zu tanken und nicht auszubrennen. 

#4 Vermehrt asynchron arbeiten

In den seltensten Fällen ist es notwendig, Nachrichten, Feedback oder Ergebnisse in Echtzeit zu empfangen und zu bearbeiten. Diese Freiheit kannst du dir auch für klassische Meeting-Formate zunutze machen. 

Langatmige Regeltermine wie Jour fixe und Status-Meetings gehören in die Mottenkiste.  

Es macht wenig Sinn, sich gegenseitig Statusberichte und Teilergebnisse der eigenen Projekte vorzulesen, wenn man diese auch in einem Kollaborationstool dokumentieren und zur Weiterbearbeitung per Mausklick delegieren kann.  

Ihr könnt alternativ ebenso gemeinsam in einer Excelliste oder einem Google Doc arbeiten, auf das jede:r jederzeit Zugriff hat. 

Auch Kapazitäten-Planungen und einfache Abstimmungen können ohne weiteres asynchron umgesetzt werden, um nur einige Beispiele zu nennen.  

Es erfordert lediglich etwas Disziplin und das Commitment, die Infos regelmäßig aktuell zu halten.

Nutzt eure gemeinsame Zeit lieber für Besprechungen von komplexeren Themen oder zur Reflexion eurer Teamarbeit.

Gerade in der hybriden Zusammenarbeit macht es Sinn, konkret zu definieren, bei welchen Anlässen ihr bevorzugt live in Video-Konferenzen oder in Präsenz arbeiten wollt.

#5 Meeting freie Zeit einführen

Ständige Unterbrechungen durch Meetings schaden der Produktivität und der Motivation.

Um sicherzustellen, dass du freie Zeit zum Erledigen wichtiger Aufgaben hast, solltest du dir von vornherein dafür extra Termine in deinem Kalender blocken. Suche dir dafür Rand-Zeiten, in denen du ungestört und konzentriert arbeiten kannst.

Noch besser funktioniert das, wenn ihr euch als Team auf ein Meeting freies Zeitfenster einigt.  

Organisationen wie Europas größter Softwarekonzern SAP verzichten sogar einen ganzen Tag pro Woche auf Konferenzen sowie Telefon- und Videoschalten (Quelle: sueddeutsche.de) 

#6 Pausen als Termin in den Kalender eintragen

Vergiss die Pausen nicht.

Wie oft habe ich von frustriertem Kolleg:innen gehört, dass sie durchgängig in Meetings hocken und noch nicht mal eine Mittagspause haben.

Ich habe mir schon vor Jahren angewöhnt, Termine für die eigene Mittagspause in meinen Kalender einzutragen.  

Auch, wenn ich heute weiß, dass nächste Woche abends eine Verabredung oder ein Event ansteht, gibt’s einen Terminblocker, um sicherzustellen, dass mir niemand noch eine Feierabend-Besprechung einstellt.

Probiere es einfach aus. Ausnahmen kann man immer noch machen.

Indem du transparent und rechtzeitig kommunizierst, dass du nicht verfügbar bist, hilfst du anderen, deine Bedürfnisse zu respektieren. 

Gleichzeitig solltest auch du respektvoll und achtsam mit der Zeit der anderen umgehen. 

Starte mit kleinen Schritten

Es fällt nicht immer leicht, alte Gewohnheiten und Rituale zu ändern.

Aber vielleicht fängst du einfach mit einem oder zwei dieser Strategien an und beobachtest, was sich dadurch in dem Arbeitsalltag ändert. 

Ich wünsche dir viel Spaß bei der Umsetzung.